Digitalna preobrazba procesov v Bolnišnici Topolšica

”Trenutna pravila v zdravstvu se postavljajo na popolnoma drugo raven.”

Bolnišnica Topolšica je na področju transformacije iz papirnatega v elektronski svet edinstvena v Sloveniji. Kot prvi bolnišnici v državi jim je uspel prehod iz zakoreninjenih postopkov, ki so temeljili na papirnati dokumentaciji, na digitalno obliko v vseh korakih pacientove zdravstvene obravnave.

”Elektronsko digitalno obvladovanje dokumentov je edini način, kako vzdrževati kvaliteto v zavodu.”

Za uvedbo rešitve DMS + eHramba smo se v naši bolnišnici odločili iz več razlogov. Mene je v prvi vrsti vodilo skrbno dokumentiranje dokumentov, ki prinaša višjo kvaliteto obravnave, večjo varnost bolnikov in posledično učinkovitejše delo v ustanovi. Seveda je to obsežen projekt, ki zahteva vključevanje več deležnikov in njihovo medsebojno sodelovanje ter podporo vseh zaposlenih. V naši bolnišnici je bil projekt prepoznan kot pomemben segment dela in ga s pridom uporablja že večina zaposlenih.

Jurij Šorli, dr.med., direktor Bolnišnice Topolšica

”Iz kaosa prehajamo v red. To predstavlja največji preskok.”

Pred uvedbo rešitve DMS in eHrambe so tudi v Bolnišnici Topolšica pacienti prinašali svoje izvide in ostale dokumente na ustaljen način, v papirnati obliki. Ti dokumenti so se vlagali v kartoteke, ki jih je bolnišnično osebje nosilo v ambulante in na oddelke. Sedaj tega ni več, saj je vsa dokumentacija varno shranjena v digitalni obliki v informacijskem sistemu bolnišnice.

”Prihranek časa je ogromen.”

Zelo sem zadovoljen, nimam težav in moje delo je zelo olajšano, saj mi nov digitalni način prihrani čas, prinaša red in nadzor nad podpisovanjem.

Delo z novo rešitvijo poteka v redu, zadovoljen sem s takim podpisovanjem dokumentov. Imam mapo z dokumenti, dostop do njih je precej lažji kot prej. Delo zdaj poteka brez fizičnega sprehajanja skozi različna delovišča. Kar moram še podpisati, imam v mapi v programu in ko podpišem, vem, da je zaključeno.

Prej mi je sestra dokument natipkala, potem sem moral zbirati podatke na različnih deloviščih, nato sestri sporočiti, da sem dokument popravil, da je sestra lahko dokument sprintala, nato pa sem še šel do nje in dokument fizično podpisal. Sedaj je vse v informacijskem sistemu v mapi: pregledaš, digitalno podpišeš in pošlješ. Ni več sprehajanja skozi različna delovišča, kar prihrani ogromno časa.

Ko spoznaš sistem, je uporaba enostavna, program je zelo uporaben. Vredno začetnega truda.

Zdravniki se utapljamo v administraciji, iščemo izvide, s to rešitvijo pa nam je vse dostopno na en klik, takoj vidimo vse, kar nas še čaka.

Mirko Lekić, dr.med., spec.pnevmologije

Podpisna mapa zdravnika:

Omogoča podpisovanje svoje dokumentacije
Omogoča podpisovanje v imenu drugega zdravnika (posebna pravica)

KAKO POTEKA CELOTEN DIGITALIZIRAN PROCES OBRAVNAVE PACIENTA?

Pacient se pred obiskom bolnišnice naroči na termin prek eNaročanja. Iz informacijskega sistema bolnišnice BIRPIS21 pred pregledom prejme SMS opomnik.

Ko prispe v bolnišnico, se pacient sam hitro in brez čakanja avtomatsko registrira v sistem s pomočjo Vrstomata. Zdravnika pa v informacijskem sistemu čaka celoten seznam vseh pacientov, ki jim je potrebno še urediti dokumentacijo.

V Bolnišnici Topolšica imajo kot prvi od večjih zdravstvenih ustanov v Sloveniji digitaliziran tudi ta del procesa obravnave pacienta, in sicer je tudi lista dokumentacije in seznam opravil v elektronski obliki v programu, ne več na papirju. Vsi dokumenti so elektronsko podpisani in pravno veljavni.

Po pregledu ali bivanju se pacientova odpustnica prek integracijske hrbtenice v digitalni obliki pošlje osebnemu zdravniku pacienta. Če pacient želi, mu odpustnico v bolnišnici lahko izdajo v papirnati obliki, vendar pa mu je ni več potrebno odnesti svojemu osebnemu zdravniku, saj to namesto njega stori sistem.

”Računalnik ne bo nikoli nadomestil zdravnika.”

Začeti smo se morali odločati drugače kot prej, se sprijazniti z dejstvi, na katera nismo bili navajeni in sprejeti odgovornost, ki jo vsak posameznik nosi za svoje odločitve. V kaosu je ta odgovornost razpršena in se je ne zavedamo. Ko to vse spravimo v red, postane odgovornost zelo očitna.

DMS je osnova medicinske stroke, s katero lahko zagotavljamo najvišjo kvaliteto oskrbe bolnika. To je bilo tudi naše glavno vodilo.

Brez strukturiranega opisa zdravljenja ne moremo ugotavljati njegove učinkovitosti. Računalnik zdravnika seveda ne bo nikoli nadomestil, je pa zaradi mase podatkov, ki so danes ob zdravljenju pacientov prisotni, nujen za pomoč pri obdelavi le-teh.

Jurij Šorli, dr.med., direktor Bolnišnice Topolšica

DMS + elektronski arhiv vse procese povezujeta v zaključeno celoto

Vsi notranji procesi bolnišnice so povezani v zaključeno celoto. Bolnišnica tako drastično zmanjša količino papirja, zdravstveno osebje hitreje in lažje dostopa do pacientovih podatkov, najpomembnejše dejstvo pa je, da je s tem dosežena veliko večja varnost podatkov pacientov, saj so ogledi v sistemu sledljivi.

”Pacienta smo postavili na prvo mesto.”

Bistvo uvedbe zdravstvene dokumentacije v digitalni obliki lahko strnem v dva sklopa. Prvi sklop je večje varstvo podatkov, ki je bistveno boljše z uvedbo tega sistema, drugi pa je varstvo zdravja samega pacienta.

Gre za preobrazbo več deset let starega procesa delovanja v zdravstvu. Ta preobrazba ni majhna in tak preskok potrebuje veliko časa, razumevanja in vztrajno ekipo.

Z uvedbo DMS in eHrambe smo uredili kaos in pridobili urejenost ter optimizacijo procesov v bolnišnici, natančno razporeditev odgovornosti med nosilci dejavnosti, ekstremno sledljivost, poleg tega pa smo razbremenili papirnate arhive, ki so bili neobvladljivi.

Vendar je namen digitalizacije procesov pomembnejši od vsega naštetega. Pacienta smo namreč postavili na prvo mesto.

Marko Oberstar, vodja digitalizacije procesov v Bolnišnici Topolšica

”Ni več podvajanja storitev, ni podvojenih diagnostičnih preiskav.”

Med največjimi učinki tega reda je dejstvo, da ni več podvajanja zdravstvenih storitev, ni podvojenih diagnostičnih preiskav zaradi pomanjkljive evidence.

Pot je bila zahtevna, cilj pa je pozitiven. Pot lahko primerjamo s plezanjem na Mont Everest ali še kako bolj zahtevno goro; plazov in nevarnosti vmes je veliko, določene stvari je potrebno tudi strmo premagati in iti z glavo skozi zid, da si na koncu na vrhu, kjer pa je vse lepo.

Zagotovo pa DMS in eHrambo vidimo kot podlago za nove projekte, zlasti elektronsko temperaturno listo in še natančnejše spremljanje in obravnavo bolnikov ter prilagajanje terapije glede na prispele podatke.

Jurij Šorli, dr.med., direktor Bolnišnice Topolšica